¿Qué es un inventario físico?

El inventario físico y, en su conjunto, la gestión de activos, se han convertido en actividades capitales en la gestión de corporaciones e instituciones en los últimos años. Ello se debe a que cada vez más organizaciones son conscientes de que, a la hora de tomar decisiones, es fundamental hacerlo sobre una base de información fiable y actualizada en la que apoyarse. Sin duda alguna, el conocimiento del valor patrimonial contable y real permite, con un análisis acertado, una mejoría en la toma de decisiones financieras y contables.

Sin embargo, hay que saber que cuando hablamos de gestión de activos nos estamos refiriendo a una actividad que engloba diversas tareas: desde etiquetado hasta conciliación contable, inventario físico, etc. A su vez, estamos ante una disciplina bastante amplia en la que, dentro de la empresa que realiza el inventario, convergen trabajos de diferente índole que se desarrollan a lo largo de diferentes fases; desde que el cliente realiza su solicitud hasta que recibe el informe deseado, el encargo pasa por las manos de administrativos, peritos, analistas de valor y gestores de calidad, entre otros.

Por ello, cuando afirmamos la importancia de un buen inventario físico, estamos haciendo referencia al valor añadido que supone tener una información fiable, actualizada y ordenada a disposición del cliente. Tener datos no es lo mismo que obtener información y convertirla en conocimiento útil para el decisor. El valor añadido de un inventario bien hecho consiste en sintetizar en un informe verídico y exhaustivo la realidad de una organización.

Ahora bien, todo ese valor añadido, que se materializa en un informe bien acabado y una base de datos actualizada con la posibilidad del recurso a software o apps digitales, no sería posible, sin embargo, sin un primer paso fundamental en cualquier trabajo de este tipo: un trabajo de campo metódico que recoja toda la información necesaria, de manera sistemática y con un nivel de calidad excelente que permita desarrollar el resto de fases de trabajo que vienen después.

A priori, cabría pensar que realizar un inventario de activos fijos que refleje la localización y el estado de conservación de los mismos en una empresa es una tarea sencilla. Quizás, en una organización pequeña, no sea una tarea demasiado compleja, pero a medida que el tamaño de la organización crece y entran en juego lotes de maquinaria, vehículos o colecciones de arte, la tarea de inventario se hace más compleja. Ello puede acarrear que, en caso de una mala realización del inventario pueda darse una pérdida o deterioro del patrimonio de la organización. Para que ello no ocurra, conviene dejar en manos expertas la realización de un inventario físico que conoce a la perfección la importancia de reflejar adecuadamente en un informe la realidad patrimonial de cualquier organización.

En primer lugar, cabe señalar que el trabajo de campo es la base sobre la que se cimentará el resto del trabajo y la que permitirá, más adelante, hacer un cálculo del valor total de activos. Esto se explica porque cualquier proyecto se concibe como una suma de fases en función de los trabajos a realizar y, por tanto, la labor realizada en una etapa repercutirá sobre las demás y en el resultado final.

Durante la etapa del trabajo de campo, la tarea fundamental es recolectar todos los datos necesarios para realizar el conjunto del encargo, lo que implica el desplazamiento de profesionales al lugar del encargo con el equipamiento necesario, material de etiquetado, planos de las instalaciones, etc. Por todo ello, el trabajo de campo debe ir precedido de una labor de planificación crucial, en la que se configuran los equipos de trabajadores, se marcan plazos , se ponen a punto herramientas informáticas, se establecen detalles metodológicos y, a ser posible, se realiza una prueba piloto para detectar y subsanar posibles imprevistos antes de acometer el grueso del trabajo.

Tener datos no es lo mismo que obtener información y convertirla en conocimiento útil para el decisor. El valor añadido de un inventario bien hecho consiste en sintetizar en un informe verídico y exhaustivo la realidad de una organización.

Evidentemente, a lo largo del desarrollo de esta fase de trabajo, todos los elementos deben funcionar bien engrasados. Desde el equipo de profesionales desplazados hasta las herramientas informáticas, que deben estar preparadas para recopilar toda la información de manera ordenada que permita no sólo ahorrar tiempo en la recopilación de información, sino comenzar cuanto antes el trabajo de las fases posteriores del encargo. Si bien es cierto que cualquier trabajo de gestión de activos no puede entenderse sin la participación del equipo de expertos que aplican una determinada metodología de análisis de valor o el equipo informático que asegura que todo funciona adecuadamente (sin duda, una buena gestión de herramientas informáticas puede ahorrar un dineral, con herramientas que permiten la integración con SAP, por ejemplo), es innegable que el primer paso, y sobre el que se fundamenta el éxito de todo el trabajo, es el trabajo de campo, que actúa como los ojos, oídos y manos de la empresa en el lugar de trabajo.

Por ello, siempre decimos que da igual que la finalidad de un inventario sea un asesoramiento interno para preparar una fusión o una compraventa, o que se trate de conocer la realidad de una organización de cara a una contratación de un seguro, una solicitud de préstamos o el pago de impuestos: el secreto de un buen inventario físico está en tomarse en serio el trabajo de campo y asegurarse de que el resto de profesionales de la empresa que intervienen en las demás etapas de trabajo lo acompañan adecuadamente.

Hay muchísimas empresas que hacen inventarios físicos, pero muy pocas que sean conscientes de la importancia de cada fase de trabajo y que se hayan especializado en el ahorro de plazos y costes sin perder un ápice de calidad en el desempeño. De una correcta elección dependerá en buena medida el ahorro de tiempo y costes para la terminación del encargo y ello redundará en un gran ahorro para el cliente.